?? PELAYANAN SURAT PERNYATAAN AHLI WARIS (SPAW)

Kelurahan Taman – Kecamatan Taman – Kota Madiun

Hybrid Human-Centered Service dengan Dukungan AI (SPAW SMART™)

Kelurahan Taman terus berkomitmen menghadirkan pelayanan publik yang tertib, transparan, akuntabel, dan humanis. Salah satu layanan penting yang tersedia adalah pengurusan Surat Pernyataan Ahli Waris (SPAW).

SPAW merupakan dokumen pernyataan resmi yang dibuat oleh para ahli waris untuk menerangkan siapa saja yang menjadi ahli waris sah dari seseorang yang telah meninggal dunia (pewaris). Dokumen ini digunakan untuk berbagai keperluan administrasi seperti:

• Pengurusan sertifikat tanah
• Pencairan rekening bank
• Klaim asuransi
• Pengambilan jaminan
• Keperluan hukum lainnya

Karena menyangkut aspek hukum dan potensi sengketa keluarga, proses SPAW membutuhkan ketelitian, kejelasan silsilah, dan musyawarah.

?? KETENTUAN DOMISILI (BATAS KEWENANGAN)

Pelayanan SPAW di Kelurahan Taman hanya dapat diproses apabila:

Pewaris semasa hidup berdomisili dan tercatat sebagai penduduk Kelurahan Taman.

Hal ini dibuktikan melalui:

• KTP atau KK terakhir pewaris
• Akta kematian
• Alamat terakhir pewaris

Jika pewaris berdomisili di luar wilayah Kelurahan Taman, maka pengurusan dilakukan di kelurahan/desa sesuai alamat terakhir pewaris.

? MODEL PELAYANAN HYBRID HUMAN-CENTERED

Kelurahan Taman tidak menerapkan digitalisasi penuh yang menghilangkan musyawarah.
Namun juga tidak sepenuhnya bergantung pada sistem manual tradisional.

Kami menerapkan model:

? SPAW SMART™ – Hybrid Human-Centered Service

Artinya:

????? Tatap muka tetap menjadi inti pelayanan
? Sistem digital dan AI hanya sebagai alat bantu administratif

Prinsip utama:

Teknologi mendukung, musyawarah tetap utama.

? SKEMA PELAYANAN

1?? Tatap Muka Langsung (Standar Utama)

Bagi ahli waris yang berdomisili di Kota Madiun atau sekitarnya:

• Datang langsung ke kantor kelurahan
• Konsultasi dan wawancara
• Pengisian format sesuai template kelurahan
• Verifikasi dokumen
• Penyusunan kronologi
• Sidang waris
• Penandatanganan di hadapan Lurah/Sekretaris Kelurahan

Model ini sangat cocok bagi masyarakat yang belum terbiasa dengan sistem digital (gaptek).

2?? Konsultasi Daring (Opsional)

Bagi ahli waris yang berdomisili jauh (luar kota):

• Mengirimkan dokumen dalam bentuk scan/foto
• Konsultasi awal secara daring
• Penyusunan draft awal sebelum sidang

Namun:

? Sidang waris tetap dilakukan di kantor kelurahan.

3?? Kuasa kepada Perwakilan

Jika ahli waris tidak dapat hadir:

• Dapat memberikan Surat Kuasa Khusus
• Tanda tangan dilakukan di hadapan Notaris
• Kuasa hadir dalam sidang waris

? FRAMEWORK AI – GENERATOR SPAW (SPAW SMART™)

Sebagai bagian dari inovasi pelayanan, Kelurahan Taman mengembangkan konsep AI Support Framework untuk membantu penyusunan dokumen secara sistematis.

Framework ini dirancang agar:

? Pemohon mengisi data bertahap
? Dapat menangani alias nama
? Dapat menangani ahli waris meninggal (waris pengganti)
? Mendeteksi beda nama antar dokumen
? Menyusun kronologi lengkap otomatis
? Menghasilkan format sesuai template kelurahan
? Siap cetak dalam satu kesatuan

? STRUKTUR PENGISIAN DATA (BERTAHAP)

? Tahap 1 – Data Pewaris

• Nama lengkap
• Alias (jika ada)
• Tempat & tanggal lahir
• Agama
• Pekerjaan
• Alamat terakhir
• Tanggal wafat
• Nomor akta kematian

? Tahap 2 – Status Perkawinan

• Pernah menikah?
• Berapa kali?
• Data pasangan
• Status pasangan (hidup/meninggal)

? Tahap 3 – Data Anak

Untuk setiap anak:

• Nama lengkap
• Tempat & tanggal lahir
• Pekerjaan
• Alamat
• No KTP
• Status hidup/meninggal

Jika anak telah meninggal:

• Tahun meninggal
• Status perkawinan
• Apakah memiliki anak?

Jika memiliki anak ? menjadi ahli waris pengganti.

? Tahap 4 – Jika Tidak Ada Anak

Dilanjutkan ke:

• Orang tua pewaris
• Saudara kandung
• Ponakan (waris pengganti)

? Tahap 5 – Objek Waris

• Jenis objek (tanah, rekening, asuransi, dll.)
• Tahun perolehan
• Sebelum/sesudah menikah

? LOGIKA CERDAS (AUTO ANALISIS)

Framework ini mampu:

? Deteksi Alias

Jika ditemukan:
SUNARTO / SOENARTO

Maka dibuatkan pernyataan:

“Adalah orangnya satu dan sama.”

? Deteksi Waris Pengganti

Jika anak meninggal dan memiliki keturunan:

Kedudukannya sebagai ahli waris digantikan oleh anak-anaknya tersebut.

? Deteksi Perbedaan Nama Antar Dokumen

maka pemohon diminta membuat Surat Pernyataan Beda Nama

Otomatis dibuatkan:
SURAT KETERANGAN BEDA NAMA

? FORMAT DOKUMEN FINAL

Dokumen SPAW harus:

1. Memuat kronologi lengkap pewaris
2. Riwayat perkawinan
3. Daftar ahli waris numerik
4. Pernyataan tanggung jawab pidana (KUHP)
5. Kolom tanda tangan seluruh ahli waris
6. Blok pengesahan RT/RW
7. Pencatatan Kelurahan
8. Pencatatan Kecamatan

? ATURAN CETAK DAN TANDA TANGAN

• Dicetak dalam satu kesatuan
• Jika lebih dari satu halaman dicetak bolak-balik
• Ditandatangani seluruh ahli waris
• Menggunakan 1 materai Rp10.000
• Ditandatangani di hadapan Lurah/Sekretaris Kelurahan
• Ahli waris tidak hadir ? tanda tangan di Notaris

? PENCATATAN DAN ARSIP

Setiap SPAW:

• Dicatat dalam Buku Register Kelurahan
• Dicatat dalam Buku Register Kecamatan
• Diarsipkan manual dan digital

? ARAH INOVASI PELAYANAN

Konsep ini dikembangkan sebagai:

? SPAW SMART™

Sistem Hybrid Pelayanan Waris Berbasis AI Support

Keunggulan:

• Mengurangi kesalahan penulisan
• Meminimalkan revisi
• Mempercepat proses sidang
• Meningkatkan transparansi struktur waris
• Mengurangi potensi konflik keluarga
• Adaptif terhadap masyarakat gaptek

? KOMITMEN KELURAHAN TAMAN

Kelurahan Taman berkomitmen memberikan pelayanan kewarisan yang:

? Tertib Administrasi
? Transparan
? Akuntabel
? Humanis
? Adaptif
? Berbasis musyawarah

Kami percaya bahwa pelayanan publik yang baik bukan hanya cepat, tetapi juga jelas, adil, dan dapat dipertanggungjawabkan.